Iesniegšana bieži ir nepieciešams darbs un mājās. Ja pārāk ilgi izlaižat iesniegšanu, varat sakrāt lielu papīra kaudzi, kuras šķirošana prasīs stundas vai pat dienas. Lai iesūtne netiktu pārblīvēta, kārtojiet visus dokumentus, ko saņemat katru dienu. Pēc tam izveidojiet sev piemērotu kartotēkas sistēmu. Izmantojiet savu sistēmu, lai kārtotu papīrus, lai jūs jebkurā laikā varētu viegli piekļūt svarīgiem dokumentiem!
Soļi
1. metode no 3: ikdienas papīra pieplūduma apstrāde
1. darbība. Izveidojiet centrālo kastīti, kurā glabāt dokumentus, līdz varat tos kārtot
Centrālā kastīte ir vieta, kur katru dienu ievietojat visus rakstāmgalda dokumentus vai pastkasti. Tas var palīdzēt jums būt organizētam, līdz jums ir laiks kārtot un apstrādāt katru vienumu.
- Kā centrālo iesaiņojumu varat izmantot nelielu kartona kastīti vai šim nolūkam iegūt īpašu kastīti, grozu vai paplāti.
- Novietojiet kasti uz rakstāmgalda stūra, uz galda pie ieejas durvīm vai kaut kur citur redzamā vietā, lai to neaizmirstu.
2. solis. Katru dienu ejiet cauri iesaiņojumam un novietojiet malā svarīgus priekšmetus
Apskatiet katru iesaiņojumā esošo vienumu reizi dienā, lai atrastu preces, kurām nepieciešama tūlītēja uzmanība. Tie var ietvert rēķinus, kas drīzumā būs jāmaksā, uzaicinājumus uz ballīti vai veidlapas, kas ir atkarīgas no laika. Novietojiet šos priekšmetus malā, lai jūs varētu par tiem nekavējoties parūpēties.
Iespējams, vēlēsities iegūt otru kastīti citā krāsā nekā pirmā, kurā ievietot steidzamus priekšmetus. Piemēram, jūs varat saņemt sarkanu lodziņu, lai norādītu, ka tie ir steidzami priekšmeti
Solis 3. Ievietojiet vienumus, kurus vēlaties iesniegt, kartotēkā
Turiet trešo lodziņu blakus centrālajai kastītei un steidzamajai kastei. Izmantojiet to kā savākšanas punktu priekšmetiem, kurus vēlaties iesniegt. Tas palīdzēs jums tos sakārtot, līdz būsit gatavs tos iesniegt.
Pārliecinieties, vai šī kaste ir citā krāsā nekā citas kastes. Pretējā gadījumā kastes var sajaukt
4. solis. Izmetiet nevajadzīgos priekšmetus papīra pārstrādes tvertnē
Jebkurš nevēlams pasts vai citi nebūtiski priekšmeti, kas nonāk jūsu iesaiņojumā, var nonākt tieši otrreizējās pārstrādes tvertnē. Izsekojot dokumentus, identificējiet šos priekšmetus un nekavējoties pārvietojiet tos uz atkritumu tvertni, lai izvairītos no iesaiņojuma nekārtībām.
- Turiet atkritumu tvertni uz grīdas, lai to nejauktu ar citām kastēm.
- Ja kāds no nevajadzīgajiem priekšmetiem satur personisku informāciju, sasmalciniet to pirms iznīcināšanas.
2. metode no 3: kartotēkas sistēmas izvēle
1. solis. Norādiet ikmēneša un dienas failu, ja jums ir daudz pārvaldāmu uzdevumu
Šī sistēma ir pazīstama kā Tickler reģistrācijas sistēma, un tā ir lieliska iespēja izsekot, kas jums jādara katru dienu. Norādiet failu mapi katram mēnesim un mapi katrai mēneša dienai. Pēc tam ievietojiet failus failos. Failējiet vienumus atbilstoši datumiem, kas nepieciešami, lai ar tiem strādātu.
Piemēram, ja jums ir jāmaksā rēķins 23. septembrī, tad ievietojiet rēķinu šī datuma mapē
2. solis. Failu mapes alfabētiskā secībā, lai svarīgi dokumenti būtu pa rokai
Alfabētiskā reģistrēšana ir noderīga, lai atrastu failus atsevišķiem cilvēkiem, uzņēmumiem vai priekšmetiem. Tas var būt ideāli, ja jums ir daudz klientu un vēlaties saglabāt failu par katru no tiem vai ja vēlaties vienkāršu veidu, kā pārvaldīt savu mājas lapu.
- Noteikti vispirms ievietojiet personu uzvārdu failu etiķetēs, piemēram, “Džonss, Sūzena” vai “Vatsons, Deivids”.
- Neievērojiet tādus vārdus kā “The”, “A” un “An”, iesniedzot dokumentus pēc uzņēmuma nosaukuma. Piemēram, ja jums ir klients, kura bizness tiek saukts par “Kūkas dievieti”, tad reģistrējiet pēc “C” sadaļā “Kūka” un neņemiet vērā “T” sadaļā “The”.
3. solis. Izvēlieties skaitlisku reģistrācijas sistēmu īstermiņa iesniegšanas vajadzībām
Ja jums ir īstermiņa projekts, par kuru vēlaties saglabāt ierakstus, vislabāk var darboties ciparu kartotēka. Tas ir tad, kad katram dokumentam tiek piešķirts numurs un tas tiek reģistrēts atbilstoši numuram. Tomēr paturiet prātā, ka jums būs arī jāseko līdzi tam, kurš dokuments kuram skaitlim atbilst, piemēram, izmantojot izklājlapu.
- Piemēram, jūs varat piešķirt visus 14. marta nedēļā saņemtos vienumus failu mapei ar apzīmējumu 1, pēc tam visus 21. marta nedēļas vienumus failā ar apzīmējumu 2 utt.
- Vēl viena iespēja ir marķēt failus pēc datuma un kārtot tos hronoloģiskā secībā. Piemēram, 2018. gada 2. maijā saņemtās preces varētu glabāt failā ar apzīmējumu 5.5.2018.
4. solis. Krāsojiet kodu failos, lai vienumus atrastu ātri un viegli
Norādiet krāsu katrai failu kategorijai. Tas palīdzēs jums īsumā atrast failu kategoriju.
- Piemēram, medicīniskajiem rēķiniem izmantojiet sarkano, nodokļiem - zilo, bet apdrošināšanai - zaļo.
- Lai krāsotu koda ciparu vai alfabēta failus, piešķiriet krāsu skaitliskajam vai alfabētiskajam diapazonam, piemēram, padarot failus 1-25 vai A-G zaļus, 25-50 vai H-M violetus un 50-75 vai N-R dzeltenos.
5. solis. Failu mapē iekļaujiet atbilstošu papildu informāciju
Papildu informācijas pievienošana, lai aprakstītu faila saturu vai visas nepieciešamās darbības, arī palīdzēs padarīt jūsu failu sistēmu efektīvāku. Lai to izdarītu, iespējams, vēlēsities pievienot vienu vai vairākus no šiem vienumiem:
- Faila numurs vai nosaukums
- Faila nosaukums
- Datums, kad fails tika atvērts un aizvērts
- Nodaļas vai komandas nosaukums
- Datora ieraksta numurs
- Apglabāšanas datums un iznīcināšanas veids
3. metode no 3: dokumentu sakārtošana failos
1. darbība. Novietojiet jaunāko dokumentu faila augšpusē
Lai to izdarītu, izmantojiet dokumentā norādīto datumu. Kad esat sagatavojis dokumentus un sagatavojis failu sistēmu, varat sākt ievietot vienumus failos. Vienmēr pārliecinieties, ka katra faila jaunākie dokumenti atrodas augšpusē, lai tiem būtu viegli piekļūt.
Piemēram, ja jums ir mājas īpašnieka apdrošināšanas fails, tad faila augšpusē vēlaties ievietot jaunāko apmaksātās mājas īpašnieka apdrošināšanas ierakstu
2. solis. Saglabājiet pielikumus ar dokumentiem, uz kuriem tie attiecas
Ja jums ir kādas atbilstošas kvītis vai citi dokumenti, kas jāglabā kopā ar citu dokumentu, noteikti saglabājiet tos kopā vienā failā. Iespējams, pat vēlaties skavot vai saspraudēt pielikumus dokumenta aizmugurē.
Piemēram, ja jums ir kvīts par elektrības rēķina apmaksu, sasieniet to aiz rēķina, ja jums tas ir jāatsaucas
3. solis Ievietojiet lielus dokumentus atsevišķās aploksnēs
Šīs aploksnes varat ievietot aiz failiem, ar kuriem tās ir saistītas. Aploksnes priekšpusē noteikti iekļaujiet satura aprakstu. Tas palīdzēs novērst jucekli jūsu failos un uzlabos jūsu failu sistēmas efektivitāti.
Piemēram, ja jums ir projekta plāns, pie kura strādājat, varat to ievietot lielā aploksnē
4. darbība. Iesniedziet oriģinālo dokumentu un iznīciniet visas tā kopijas
Dublikātu neiesniegšana palīdzēs novērst neskaidrības, kad savos failos meklējat vienumu. Ja atrodat dublikātus, atbrīvojieties no tiem un iesniedziet tikai oriģinālo dokumentu.
Ja neesat pārliecināts, kurš dokuments ir oriģināls, iespējams, jums būs jāiesniedz abi vienumi, lai pārliecinātos, ka jums ir oriģināls. Tomēr mēģiniet to nedarīt pārāk bieži, pretējā gadījumā jūsu faili tiks ātri palielināti
Padomi
- Ja neesat pārliecināts, vai iesniegt vai pārstrādāt vienumu, glabājiet to 30 dienas un pēc tam vēlreiz novērtējiet.
- Nebūtisku dokumentu skenēšana ir vēl viens labs veids, kā notīrīt papīra jucekli, vienlaikus saglabājot informāciju dokumentā, ja tas jums nepieciešams.
