Kā iesniegt alfabētiskā secībā (ar attēliem)

Satura rādītājs:

Kā iesniegt alfabētiskā secībā (ar attēliem)
Kā iesniegt alfabētiskā secībā (ar attēliem)
Anonim

Alfabētiskā iesniegšana ir būtisks dokumentu kārtošanas veids, kas ļauj ātri uzglabāt, piekļūt un pārvaldīt personiskos un biznesa failus

Ieviešot alfabētisko iesniegšanu savā dzīvē, jūs nodrošināsit, ka visi dokumenti ir aizsargāti un viegli pieejami. Lai saglabātu saprātīgu kartotēku, ir daudz noteikumu par to, kā iesniegt alfabētiski angļu valodā. Par laimi, sākt darbu ar jauniem dokumentiem ir vienkārši, un tas joprojām nav grūti izdarāms, ja jums ir nepieciešama reorganizācija!

Soļi

1. daļa no 2: iesniegšana alfabētiskā secībā

Fails alfabētiskā secībā 1. darbība
Fails alfabētiskā secībā 1. darbība

1. solis. Izlemiet, kādu alfabētisko sistēmu izmantosit

Pat kaut kas tik šķietami vienkāršs kā alfabētiskā iesniegšana piedāvā vairākas iespējas, no kurām izvēlēties. Ir svarīgi izvēlēties vienu sistēmu un konsekventi to izmantot.

  • Katru burtu kartotēkā tiek ņemts vērā katrs burts katrā vārdā izskata secībā, neņemot vērā atstarpes starp vārdiem.
  • Vārdu pa vārdam kartēšana pasūta vienumus, pamatojoties uz katra vārda pirmo burtu pēc kārtas.
  • Reģistrējot vienību pa vienai, tiek ņemts vērā katrs vārds, saīsinājums un sākotnējais pasūtīšanas vienums atbilstoši šiem. Parasti ir ieteicama sistēma pa vienībām.
Fails alfabētiskā secībā 2. darbība
Fails alfabētiskā secībā 2. darbība

Solis 2. Grupējiet vienumus

Kad esat ieguvis visus failus, kas jums jāreģistrē, izlemiet, kā vēlaties grupēt failus. Jūs varat izvēlēties vārdnīcas formātu, kurā visi faili tiek salikti vienā alfabētiskā secībā neatkarīgi no faila veida vai tajā esošajiem vienumiem. Varat arī izmantot enciklopēdijas formātu, kurā vienumi ir sagrupēti pēc veida vai tēmas, un pēc tam katra grupa ir sakārtota alfabētiskā secībā.

Ja jums ir jāiesniedz daudz dažādu veidu vienumu (receptes, nodokļu kvītis, vēstules utt.), Tad var būt noderīgi izmantot enciklopēdijas formātu. Vispirms grupējiet vienumus pēc veida, pēc tam alfabētiski sakārtojiet vienumus katrā grupā. Turiet grupas nošķirtas, izmantojot dalītājus vai krāsu kodēšanu

Fails alfabētiskā secībā 3. darbība
Fails alfabētiskā secībā 3. darbība

Solis 3. Indeksējiet savus failus

Indeksēšana ir veids, kā katru virsraksta sadaļu ievietot pareizā vienībā. Lai vienumus indeksētu pirms to iesniegšanas, jums ir jāsadala katra vienuma nosaukuma elementi un jāizveido jauns alfabēta nosaukums, kas var atšķirties no standarta nosaukuma. Piemēram:

  • Pieņemsim, ka jums ir jāreģistrē un jāiesniedz šādi vienumi: raksts par aardvarku ar nosaukumu “Aardvarku nakts barošana”, ievērojamas aardvark ekspertes Džeinas A. Dū biogrāfija un Detroitas zooloģiskā dārza aardvark izstādes reklāmas brošūra.
  • Džeinas A. Dū biogrāfija tiks indeksēta kā “Māte, Džeina A.”, jo iesniegšanā uzvārdi ir pirmajā vietā. Tā tiks reģistrēta ar burtu “D.”
  • Raksts “Aardvarku nakts barošana” varētu tikt indeksēts tāds, kāds tas ir, ja izvēlaties grupēšanu vārdnīcas stilā. To var reģistrēt ar burtu “N” (“nakts”), izmantojot šo grupu.
  • Varat arī indeksēt “Aardvarku nakts barošana” kā “Aardvarks, Night Feeding of”. Tam būtu jēga, ja izmantotu enciklopēdijas stila grupējumu, nevis tikai ar aardvarks saistītus vienumus. Pēc tam vienums tiks ierakstīts sadaļā “A.”
  • Reklāmas brošūru varētu indeksēt kā “Aardvarks, izstādes (Detroitas zooloģiskais dārzs).” Tas būtu lietderīgi, ja jūs sagaidāt, ka aardvark eksponātos būs vairāki materiāli, piemēram, iespējams, ka vēl kāds vienums tiks indeksēts kā “Aardvarks, izstādes (Toledo Zooloģiskais dārzs).”
  • Alternatīvi, reklāmas brošūra var tikt indeksēta kā “Detroitas zooloģiskais dārzs (Aardvark izstāde).” Tas varētu būt lietderīgi, ja jūs sagaidāt, ka jums būs vairāki ar Detroitas zooloģisko dārzu saistīti priekšmeti, vai arī vēlaties izmantot enciklopēdijas stila grupējumu failu vienumiem pēc ģeogrāfiskā atrašanās vieta.
Fails alfabētiski 4. darbība
Fails alfabētiski 4. darbība

Solis 4. Pasūtiet failus alfabētiskā secībā pēc to indeksētā nosaukuma

Vispārējais alfabēta iesniegšanas noteikums ir sakārtot preces no A (pirmais) līdz Z (pēdējais). Izmantojiet arvien specifiskāku informāciju, lai atšķirtu atsevišķas preces un pasūtītu tās. Piemēram:

  • Jūsu indeksēto failu secība iepriekšējā darbībā varētu būt (atkarībā no izmantotās sistēmas): “Doe, Jane A.”, “Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)” un “Aardvarks Night Feeding” VAI “Aardvarks, izstādes (Detroitas zooloģiskais dārzs), “Aardvarks, Nocturnal Feeding of” un “Doe, Jane A.”
  • Fails “Wallaby” parādīsies pēc “Emu” faila. Pa vidu parādījās fails “Ķengurs”, bet fails “Aardvark” - viens priekš “Lācis” un otrs “Emu”. Tas dos jums šādu failu secību: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
  • Ja pēc tam pievienojat failu “Anteater”, tas parādīsies aiz visiem “Aardvark” failiem. Tā kā abi sākas ar burtu “A”, jums jāaplūko katra vārda otrais burts (attiecīgi “N” un “A”), lai noteiktu secību, un pēc tam sakārtojiet failus, pamatojoties uz to. Jaunā kārtība būtu: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
Fails alfabētiskā secībā 5. darbība
Fails alfabētiskā secībā 5. darbība

5. solis. Iezīmējiet savu failu mapes

Lai atvieglotu vienumu atrašanu, iezīmējiet katru failu mapi ar tajā esošā (-o) vienuma (-u) pareizo indeksēto nosaukumu. Tas arī atvieglos jaunu failu ieviešanu pareizā secībā.

  • Ievietojiet vienumus tiem paredzētajā mapē.
  • Jums var noderēt arī krāsu kodēšana failos, lai uzlabotu lietojamību. Piemēram, ja izmantojat enciklopēdijas stila grupējumu, piešķiriet katrai grupai atsevišķu krāsu un marķējiet katru vienumu/failu katrā grupā ar atbilstošo krāsu.
Fails alfabēta secībā 6. darbība
Fails alfabēta secībā 6. darbība

6. darbība. Dokumentējiet indeksēšanas un kartotēkas sistēmu

Esiet konsekvents ar savu indeksēšanas un reģistrācijas sistēmu neatkarīgi no tā. Pārliecinieties, ka ikviens, kam ir piekļuve failiem, ir informēts par sistēmu. Piemēram, varat izveidot un koplietot dokumentu, kurā ir sīki izklāstīti jūsu failu sistēmas noteikumi. Tas palīdzēs ikvienam efektīvi izmantot kartotēkas sistēmu.

Fails alfabētiskā secībā 7. darbība
Fails alfabētiskā secībā 7. darbība

Solis 7. Pareizi reģistrējiet jaunus vienumus

Ievietojiet failus skapī, pamatojoties uz indeksētajiem nosaukumiem un alfabētisko secību atbilstoši jūsu izmantotajai sistēmai. Pārvietojiet pašreizējos failus pēc nepieciešamības, lai ievietotu jaunus failus pareizajā vietā.

2. daļa no 2: Īpašu gadījumu risināšana

Fails alfabēta secībā 8. darbība
Fails alfabēta secībā 8. darbība

1. solis. Ievietojiet vienumus to nozīmīgajā termiņā

Dažreiz ir lietderīgi ierakstīt vienumus, pamatojoties uz atslēgas vārdiem, neatkarīgi no nosaukuma vai nosaukuma vārdu parādīšanas secības. Tas nodrošina, ka failu var indeksēt un atrast, izmantojot visloģiskāko terminu. Piemēram

“First Bank of Chicago” varētu tikt indeksēts un reģistrēts kā “Chicago, First Bank of”. “Čikāga” ir galvenais ieraksts šajā ierakstā, nevis “pirmais” vai “banka”, it īpaši, ja jums varētu būt citi vienumi ar līdzīgiem nosaukumiem, piemēram, “Pirmā Tulsas banka” vai “Čikāgas banka un uzticība”

Fails alfabētiskā secībā 9. darbība
Fails alfabētiskā secībā 9. darbība

Solis 2. Sakārtojiet vārdus pēc uzvārda

Tipiski reģistrācijas standarti iesaka personas vispirms indeksēt pēc uzvārda, jo uzvārds tiek uzskatīts par nozīmīgu terminu.

  • Tādējādi “Jane A. Doe” tiktu indeksēts un reģistrēts kā “Doe, Jane A.”
  • Beigās ievietojiet nosaukumus (Dr., kundze, majors utt.). “Dr. Džeina A. Doe, piemēram, tiktu indeksēta un reģistrēta kā “Doe, Jane A., Dr.”
  • Parasti pasūtiet nosaukumus burtiski pēc burta. Piemēram, “MacDonald” būtu pirms “McDonald”. Tāpat “D”, “L”, “Le”, “de” utt. Tiek uzskatīti par nosaukuma daļu, nevis atsevišķām vienībām. Piemēram, pasūtiet failus “Heinlein”, “Le Guin” “L’Engle” un “Wolfe” šādā secībā (un NAV kā “L’Engle”, “Le Guin”, “Heinlein”, “Wolfe”).
  • Bieži sastopams izņēmums no šiem noteikumiem par vārdiem ir gadījums, kad personas vārds ir daļa no uzņēmuma vai organizācijas nosaukuma. Šādos gadījumos uzskatiet personas vārdu par vienībām uzņēmuma nosaukumā. Piemēram, “Jane A. Doe Pest Control” tiktu ievietota sadaļā “J” un netiktu indeksēta kā “Doe, Jane A. Pest Control”.
Fails alfabētiskā secībā 10. darbība
Fails alfabētiskā secībā 10. darbība

3. solis. Ignorējiet rakstus, savienojumus un priekšvārdus

Raksti (piemēram, “a”, “an” un “the”), savienojumi (piemēram, “un”, “bet” un “vai”) un prievārdi (piemēram, “par”, “of” un “In”) parasti tiek izlaists, indeksējot un iesniedzot alfabētiskā secībā, jo tie netiek uzskatīti par nozīmīgiem terminiem. Tas tā ir pat tad, ja tie veido vienuma nosaukuma sākumu. Piemēram:

  • “Emu padeves prakses izpēte” tiktu ievietota sadaļā “E”, kas apzīmē “Emu” (nozīmīgais vārds šī vienuma nosaukumā), nevis “A”, kas nozīmē “an”.
  • “Māša un Smita kaitēkļu kontrole” tiks iesniegta pēc “Doe, Jane A.” Abi indeksētie vārdi sākas ar vārdu “Doe”, tāpēc, lai noteiktu failu secību, pārejiet pie nākamā nozīmīgā termina katrā (attiecīgi “Smith” un “Jane”). Ignorējiet vārdu “un”, jo tas nav nozīmīgs.
Fails alfabētiskā secībā 11. darbība
Fails alfabētiskā secībā 11. darbība

4. solis. Izturieties pret saīsinājumiem tā, it kā tie būtu uzrakstīti

Indeksējot un reģistrējot vienumus, var rasties saīsinājumi, piemēram, “Mfg”. (“ražošanai”) vai “Inc.” (attiecībā uz “Iekļauts”). Parasti vienumi jāindeksē un jāreģistrē tā, it kā šie saīsinājumi būtu uzrakstīti, nevis vienkārši kā burtu virknes.

Piemēram, “Jane A. Doe Mining Company” tiks iesniegts pēc “Jane A. Doe Mfg.”

Fails alfabētiskā secībā 12. darbība
Fails alfabētiskā secībā 12. darbība

Solis 5. Faila cipari parasti

Sūtot vienumus alfabētiskā secībā, to nosaukumos var rasties cipari. Parasti failu numuri parasti, nevis tā, it kā tie būtu uzrakstīti. Skaitļi tiek iesniegti arī pirms burtiem.

  • Piemēram, “3M Company” tiks iesniegts pirms “100 lieliskām biznesa idejām” (jo “3” ir pirms “100”).
  • “Lieliskas biznesa idejas” un “Lielisku biznesa līderi” tiks iesniegti pēc “100 lieliskām biznesa idejām”, jo cipari ir sakārtoti pirms burtiem.
  • Skaitļi, kas jau ir uzrakstīti, tiek uzskatīti par vārdiem, nevis cipariem. Piemēram, šajā secībā iesniedziet vienumus “100 lieliski biznesa vadītāji”, “Lieliskas biznesa idejas” un “Divsimt lielisku biznesa ideju”.
  • Tomēr, ja tas kalpo jūsu iesniegšanas mērķiem, varat izdarīt izņēmumu un vienmēr iesniegt ciparus tā, it kā tie būtu uzrakstīti.
Fails alfabēta secībā 13. darbība
Fails alfabēta secībā 13. darbība

6. Darbs ar īpašām rakstzīmēm

Jāņem vērā visas rakstzīmes, kas nav alfabētiskas vai bez cipariem, ar kurām saskaraties, indeksējot un reģistrējot vienumus. Tomēr tas, ko darīt ar šīm rakstzīmēm, ir atkarīgs no to veida:

  • Pieturzīmes (piemēram, apostrofi, punkti un komati) parasti tiek ignorētas, indeksējot un reģistrējot vienumus. Piemēram, iesakiet “Vašingtonas labākā kafija” un “Vašingtonas štata gadatirgus” šādā secībā.
  • Diakritiķi tiek uzskatīti par atbilstošo burtu bez diakritiskās zīmes. Piemēram, failu “Éclair” kā “Eclair” un “Über” kā “Uber”. Izņēmums ir gadījums, kad jūs iesniedzat dokumentus pēc valodas alfabēta, kurā tiek izmantoti diakritiskie apzīmējumi, un tādā gadījumā jums jāievēro parastā šīs valodas alfabēta secība.
Fails alfabēta secībā 14. darbība
Fails alfabēta secībā 14. darbība

7. solis. Ja nepieciešams, izmantojiet vispārīgo noteikumu “neko pirms kaut kā”

Parasti, aizpildot alfabētiski, atstarpes (ieskaitot pieturzīmes un citus izlaistos elementus) ignorē. Tomēr gadījumos, kad jums ir vienumi, kas sākas vienādi, izmantojiet atstarpi vai kārtulu “nekas pirms kaut kā”, lai noteiktu iesniegšanas kārtību.

  • Piemēram, iesniedziet “North East Bank”, “North East Manufacturing” un “Northeast Bank” šādā secībā.
  • Tāpat "Doe, Jane A." tiks iesniegts pirms "Doe, Jane A., Dr."
Fails alfabētiskā secībā 15. darbība
Fails alfabētiskā secībā 15. darbība

8. solis. Vajadzības gadījumā atšķirt failus ar sīkāku informāciju

Retākos gadījumos ar alfabētisko informāciju nepietiek, lai noteiktu failu secību. Šādos gadījumos jums ir jāizmanto papildu informācija, lai indeksētu un pasūtītu preces. Atzīmējiet šo papildu informāciju attiecīgajos failos, lai palīdzētu tos atšķirt. Piemēram:

  • Ja jums būtu preces divām dažādām personām, vārdā Džeina A. Doe, jūs varētu tās pasūtīt pēc dzimšanas datuma. Fails “Doe, Jane A. (dz. 1853. g.)” Tādējādi būtu pirms lietas “Doe, Jane A. (dz. 1967).
  • Jūs varat arī pasūtīt preces atbilstoši ģeogrāfiskajai atrašanās vietai, kad jums ir jāveic atšķirības. Ja jums ir faili trim dažādām bankām trīs dažādās vietās un katra banka tiek saukta par “First United Bank and Trust”, varat tos pasūtīt alfabētiskā secībā “First United Bank and Trust (Georgia)”, “First United Bank and Trust (Oklahoma)”un“First United Bank and Trust (Dienviddakota)”.
  • Tāpat, ja jums būtu priekšmeti diviem dažādiem lāčiem vai lāču veidiem, jūs tos tālāk atšķirtu, pamatojoties uz sugām, ģeogrāfisko atrašanās vietu utt. Piemēram, jums varētu būt faili par “Lācis, brūns” un “Lācis, grizli” (šādā secībā) vai failus uz "Bears (Eiropas)" un "Bears (Ziemeļamerikas)" (šādā secībā).
Fails alfabētiskā secībā 16. darbība
Fails alfabētiskā secībā 16. darbība

9. solis. Publicējiet izņēmumus un īpašus noteikumus

Pārliecinieties, ka visi, kas izmanto jūsu failus, zina par visiem izņēmumiem no standarta vadlīnijām, kas ir iekļautas jūsu failu sistēmā. Tas palīdzēs nodrošināt, ka ikviens var pareizi un efektīvi izmantot kartotēkas sistēmu.

Ieteicams: