Biroja failu sakārtošana var būt grūts uzdevums, it īpaši, ja jums ir liels failu un dokumentu daudzums, taču tam nav jābūt sāpīgam procesam. Plānošana uz priekšu un lēmumu pieņemšana par failu sistēmu var palīdzēt sakārtot failus atbilstoši jūsu uzņēmumam un nodrošināt, ka svarīgākos dokumentus atradīsit efektīvāk. Kad faili ir sakārtoti, jums ir jāievēro konsekventa sistēma, lai šādi uzturētu failus.
Soļi
1. metode no 3: Sistēmas izstrāde
1. solis. Izveidojiet failu kategorijas
Pirmā lieta, kas jādara, ja vēlaties sakārtot failus, ir izlemt, kuras galvenās kategorijas izmantosit šķirošanai. Dažādu veidu birojiem būs dažāda veida kategorijas, taču vispārējā sistēma ir vienāda. Jums ir jāizdomā sistēma, kas saturiski sakārto jūsu failus.
Piemēram, ja strādājat advokātu birojā un jums ir jāsakārto klientu faili, varat kārtot pēc vispārējiem lietu veidiem: tiesvedība, testaments, korporatīvais, administratīvais un citi
2. solis. Iestatiet apakškategorijas
Katrā atsevišķā kategorijā varat iegūt konkrētāku informāciju, izstrādājot apakškategoriju sarakstu. Jebkuru atsevišķu papīra lapu, kas jāiesniedz, var definēt ar diviem terminiem - vispārējo kategoriju un pēc tam apakškategoriju.
Piemēram, ja veidojat finanšu lietu reģistrācijas sistēmu, jums var būt vispārēja kategorija “Izejošie maksājumi” un pēc tam iestatiet pārdevēju, piegādātāju, pakalpojumu, profesionāļu un administratīvo izmaksu apakškategorijas
3. solis. Izmantojiet krāsu kodēšanas sistēmu
Tas izklausās vienkārši, taču tas var būt ļoti efektīvs veids, kā sakārtot failus ātrai piekļuvei. Izlemiet, cik daudz dažādu kategoriju būs jūsu kartotēkā, un pēc tam izmantojiet tik daudz dažādu krāsu mapes.
Tā vietā, lai izmantotu pilnīgi krāsainas mapes, varat izmantot parastās Manilas mapes un iegūt krāsainas uzlīmes. Lai uzlabotu redzamību, uzlīmes var piestiprināt augšējā cilnē, mapes malā vai abās
4. solis. Iezīmējiet failus
Katram jūsu biroja failam tagad ir skaidra vieta. Jums vajadzētu skaidri un kārtīgi uzrakstīt etiķeti katras mapes cilnē, lai jūs zinātu, kur tā pieder. Katras atsevišķas mapes etiķetei jāsākas ar vispārīgo kategoriju, un pēc tam seko konkrētā apakškategorija. Piemēram, mapei, kurā ir jūsu piegādātājiem veikto maksājumu ieraksti, būtu etiķete “Izejošie maksājumi / piegādātāji”.
- Katra faila etiķetes jāizdrukā pēc iespējas glītāk un konsekventāk. Jūs varat ļoti viegli iegādāties programmatūras pakotnes, kas ļaus formatēt etiķetes, lai tās varētu rakstīt un izdrukāt, izmantojot datoru.
- Ja drukājat etiķetes ar datoru, jāizmanto konsekvents fonta lielums un stils. Ja drukājat ar rokām, jums jācenšas būt konsekventam un pēc iespējas glītākam.
Solis 5. Kārtojiet failus alfabētiskā secībā
Kad jūsu failu sistēma ir izveidota un esat izveidojis visas mapes, sakārtojiet tās. Vispārējās mapes ir jāsakārto alfabētiskā secībā. Katrā vispārējā mapē visas apakškategorijas ir jāsakārto arī alfabētiskā secībā.
Jūs varat izvēlēties sakārtot kādu informāciju pēc datuma, nevis pēc tēmas iezīmes. Ja tā, tad jums pašam jāizlemj, vai ir lietderīgāk sakārtot failus ar jaunākajiem vienumiem priekšā un pāriet uz vecāko vai otrādi
6. solis Atstājiet vairākas collas brīvas vietas katrā dokumentu atvilktnē
Izveidojot failu sistēmu, jums jāatstāj vieta failu augšanai. Laika gaitā jūs neapšaubāmi saņemsiet vairāk dokumentu, ko pievienot katrai mapei. Atstājiet vietu failu paplašināšanai. Pretējā gadījumā vēlāk jums būs grūts uzdevums pārvietot veselas sadaļas vai failu atvilktnes, lai atbrīvotu vietu.
2. metode no 3: nesakārtotu failu kārtošana
Solis 1. Apkopojiet visus materiālus, kas jāiesniedz
Ja jūs sākat ar nesakārtotu un nesakārtotu dokumentu kolekciju, jums vispirms jāsavāc dokumenti. Atrodi darba vietu un savāc visu vienā kaudzē. Pēc tam jūs varēsit strādāt pie organizēšanas.
2. solis. Atdaliet dokumentus divās grupās “darbībai” un “iesniegšanai”
”Vispirms jums jāizveido mape vai kaudze visam, kam nepieciešama tūlītēja rīcība. Šos dokumentus nevajadzētu iesniegt, vai arī jūs, iespējams, neatceraties darīt to darbu, kas jādara. Atlieciet šo mapi “darbība” malā, lai tā drīz tiktu risināta. Pēc tam turpiniet atlikušo dokumentu iesniegšanu.
Organizējiet “darbības” failu. Dokumenti, kas jārisina nekavējoties, jāsadala mazākās grupās, pamatojoties uz veicamo darbu. Piemēram, iestatiet tādas apakškategorijas kā zvanīt, rakstīt, piegādāt un maksāt
Ekspertu padoms
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
3. solis. Paņemiet katru papīru vienu reizi
Šķirojot iesaiņotos dokumentus, pieņemiet lēmumus par katru no tiem, pārskatot tos. Paņemiet papīru, izlasiet to, izlemiet, kurai kategorijai un apakškategorijai tas pieder jūsu kartotēkā, un pēc tam nolieciet to prom. Šādi strādājot, jūs palīdzēsit konsekventi iesniegt dokumentus un ietaupīsiet laiku, ja ar katru vienumu nodarbosieties tikai vienu reizi.
Pārskatot katru vienumu, jums vajadzētu noteikt, vai jums tas pat ir jāsaglabā. Ja papīrs ir kaut kas jau izskatīts un nav jāglabā kā ieraksts, tad apsveriet iespēju to izmest, nevis iesniegt
4. solis. Atlociet katru vienumu
Lielākā daļa no jūsu dokumentiem, iespējams, būs nākuši sarakstē un, visticamāk, būs aploksnēs un salocīti. Izņemiet papīrus no aploksnēm, atveriet tos līdzenus un pēc tam failu. Katru papīru iesaiņojot šādā veidā, jūsu mapes vienmērīgi iekļaujas failu atvilktnē, neizliekoties, ja salocītie papīri sakrīt.
- Izlemiet, vai jums jāpatur aploksnes. Vairumā gadījumu aploksnes nav vajadzīgas, un tās var izmest. Tomēr, ja uzskatāt, ka jums var būt nepieciešams piegādes apliecinājums vai pasta zīmoga apliecinājums, tad aploksne jāsavieno ar papīriem un jāsaglabā kopā.
- Vairāki dokumenti jāsavieno kopā. Tas neļaus lietām šķirties vai pazust. Skavas ir vēlamākas par saspraudēm, jo (a) tās vienmērīgāk iederas failos un (b) tām nav problēmu noslīdēt.
3. metode no 3: Failu uzturēšana
1. darbība. Izmantojiet grozu “Failēt”
Kad jūsu birojā ienāk jauna korespondence vai tiek izveidoti jauni dokumenti, iespējams, nevarēsit to uzreiz iesniegt. Jums vajadzētu ievietot visu, kas jāiesniedz, vienā vietā, lai to varētu iesniegt, kad varēsit. Grozs uz jūsu galda ar nosaukumu “Failēt” ir labs veids, kā novietot šos dokumentus malā, līdz esat gatavs.
2. solis. Norādiet konsekventu laiku, lai strādātu pie iesniegšanas
Ja varat, katru dienu vai nedēļu ieplānojiet konsekventu laiku, kad varat strādāt pie jaunu dokumentu iesniegšanas. Ja padarāt iesniegšanu par regulāru ikdienas sastāvdaļu, jūs, visticamāk, neatpaliksit no tā.
- Piemēram, jūs varat atvēlēt katras dienas pēdējo pusstundu dienas dokumentu glabāšanai. Ja ar to nepietiek laika, varat mēģināt iesniegt dokumentus divas reizes dienā, tieši pirms pusdienām, un pēc tam tieši pirms došanās ceļā.
- Panākumu atslēga ir konsekvence un atkārtošanās.
3. solis. Pārliecinieties, ka citi, kam ir piekļuve failiem, saprot sistēmu
Ja jūs esat vienīgā persona, kas izmanto jūsu failus, jums vajadzētu viegli saglabāt izveidoto kārtību. Tomēr, ja citiem cilvēkiem ir jāizmanto jūsu failos esošie dokumenti, jums jāpārliecinās, ka viņi saprot un ievēro jūsu izveidoto sistēmu. Dokumentu sistēmas izveide nav noderīga, ja dokumenti tiek nepareizi salikti un ievietoti nepareizās mapēs.
Ja tas var būt efektīvāks un efektīvāks, ja jūs piedāvājat iegūt visu, kas kādam citam jūsu birojā varētu būt vajadzīgs, un pēc tam lūdziet viņam visu atdot tieši jums. Tad jūs varat būt pārliecināti, ka viss tiek pareizi atjaunots
4. solis. Glabājiet svarīgus dokumentus drošā vietā
Dažus īpašus materiālus var būt nepieciešams uzglabāt atsevišķās, īpašās vietās. Piemēram, daži dokumenti, iespējams, būs jāglabā seifā vai ugunsdrošā slēdzenē. Jums pat var būt nepieciešams paturēt dažus materiālus ārpus vietnes, bankas seifā vai uzņēmuma advokāta birojā.
Solis 5. Regulāri pārskatiet savus failus
Vismaz reizi gadā vai biežāk, ja nepieciešams, veltiet laiku failu pārskatīšanai. Šīs pārskatīšanas mērķis ir izlemt, vai ir papīri vai veselas mapes, kuras var izmest vai varbūt pārvietot uz izbraukuma krātuvi. Ja kaut kas nekad vairs nebūs vajadzīgs, tad tas ir jāizmet. Ja tas ir kaut kas tāds, ko jūs negaidāt regulāri lietot, bet, iespējams, būs jāglabā kā ieraksts, tad tas ir jānosūta glabāšanai.
