Papīra faili var sagādāt sāpes, it īpaši, ja tie krājas uz galda. Lai labāk pārvaldītu savus klaiņojošos dokumentus un kvītis, mēģiniet kārtot visus savus neiesniegtos dokumentus. Pēc tam izmantojiet kartotēku vai atvilktni, lai sakārtotu failus dažādās mapēs. Ja vēlaties pilnībā novērst biroja jucekli, varat augšupielādēt dokumentus datorā, wiki vai citā mākoņa sistēmā. Ja ir izveidots pamata plāns, jūs varat labāk pārvaldīt daudzu veidu failus savā biroja telpā!
Soļi
1. metode no 3: filtrēšana caur dokumentiem
1. solis. Atdaliet dokumentus, kas jāiesniedz, no tiem, kurus joprojām izmantojat
Sākot kārtot dokumentus, izveidojiet kaudzi tiem, kas ir gatavi novietot, un atsevišķu kaudzi tiem, kuriem jāpaliek uz galda. Saņemiet galdam divu slotu papīra organizatoru, lai jūsu dokumenti būtu sakārtoti arī pēc sākotnējās kārtošanas un iesniegšanas procesa. Saglabājiet dokumentus, kurus izmantosit, vienā slotā un tos, kas ir gatavi iesniegšanai citā.
2. solis. Katru nedēļu izvēlieties dienu, lai iesniegtu dokumentus
Neļaujiet savu jauno dokumentu groziem nekontrolēt; tā vietā veltiet vienu vai divas dienas, lai kārtotu un kārtotu failus. Ja savā darbvietā nenodarbojaties ar daudzām kvītīm un dokumentiem, darba pabeigšanai var būt nepieciešama tikai viena diena. Tomēr, ja jūsu darbā ir daudz dokumentu, iespējams, vēlēsities atvēlēt 2-3 dienas nesakārtoto dokumentu kārtošanai.
Katru nedēļu kārtojot failus, organizācijas process ir daudz vieglāk pārvaldāms
3. solis. Iezīmējiet visus failus ar izmešanas datumiem, lai novērstu jucekli
Pirms jaunu dokumentu iesniegšanas rūpīgi izpētiet katra faila datumu un saturu. Ja dokuments attiecas uz notiekošu projektu vai citu problēmu, faila augšdaļā ierakstiet “nepabeigts”. Ja dokumentā tiek apspriests pabeigts projekts, atzīmējiet failu kā “pabeigtu”. Turklāt atzīmējiet laiku, kad fails vairs nav nepieciešams, un dokumentu var sasmalcināt vai pārstrādāt.
Ja ātri skenējat failus, šie apzīmējumi var palīdzēt efektīvāk atrast pareizo failu
4. solis. Pārstrādājiet visus neatbilstošos dokumentus, nevis iesniedziet tos
Nedomājiet, ka katrs fails ir pelnījis vietu jūsu dokumentu skapī vai atvilktnē. Tā vietā nolieciet nevajadzīgos dokumentus otrreizējās pārstrādes tvertnē. Ja jūsu failos ir kāda personiska informācija, sasmalciniet dokumentus, nevis pārstrādājiet tos.
Sasmalciniet visus failus ar finanšu un konta informāciju, savu sociālās apdrošināšanas numuru vai citu sensitīvu informāciju
2. metode no 3: Šķirošanas sistēmas izvēle
1. solis. Izvēlieties savu failu fizisko krātuvi
Pārbaudiet savas darbvietas izkārtojumu un padomājiet, kura kartotēka vislabāk darbotos. Ja jums ir birojs, labs risinājums varētu būt liels dokumentu skapis. Tomēr, ja jums ir mazāka darbvieta, tad loģistikas atvilktnei vai tvertnei varētu būt lielāka jēga.
- Pērkot jaunu uzglabāšanas sistēmu, mēģiniet prioritāti piešķirt kvalitātei, nevis cenai.
- Neatkarīgi no jūsu failu sistēmas, noteikti ievietojiet slepenus dokumentus drošā mapē.
Solis 2. Sakārtojiet dokumentus pēc datuma, ja jūsu faili ir atkarīgi no laika
Izvēlieties organizatorisko sistēmu, kas vislabāk atbilst jūsu biznesa vai biroja telpām. Ja jūsu darbs ir saistīts ar termiņiem, mēģiniet sakārtot mapes ar neseno datumu priekšā. Dienām ejot, turpiniet pievienot jaunas mapes un failus kartotēkas vai atvilktnes priekšpusē.
- Piemēram, jums var būt atsevišķi faili dienām, nedēļām vai mēnešiem.
- Piemēram, ja strādājat kā nodokļu konsultants, būtu lietderīgi iesniegt klientu dokumentus pēc datuma.
- Šī sistēma labi darbojas cilvēkiem, kuri strādā ar materiāliem, kas ir jutīgi pret laiku.
Solis 3. Izstrādājiet uz kalendāru balstītu šķirošanas sistēmu, ja strādājat ar hronoloģiskiem failiem
Ja biroja telpās strādājat ar lielu failu apjomu, mēģiniet skapjiem un atvilktnēm pievienot “kutēšanas” kartotēkas sistēmu. Līdzīgi kā kalendārs, “kutinātāja” sistēma katru mēnesi attēlo 12 lielas mapes, un 28-31 apakšmape pavada katru lielo mapi katrai mēneša dienai. Mēģiniet izmantot šo metodi, ja jums ir uz datumu orientēts darbs.
- Piemēram, ja strādājat eksporta uzņēmumā, var būt vieglāk kārtot failus pēc mēneša un datuma, nevis vispārējas kategorijas.
- Šī sistēma ir labāka cilvēkiem, kuri izvēlas konkrētu, skaitlisku organizāciju, nevis krāsu kodēšanu.
4. kārtojiet failus pēc tēmas, ja vēlaties klasificēt savus dokumentus
Izvēlieties mapēm dažādas kategorijas un pēc tam sakārtojiet tās pēc atbilstības. Sakārtojot dokumentu skapi vai atvilktni, novietojiet mapes ar visatbilstošāko un svarīgāko priekšpusē. Turpiniet kārtot failus, paturot to prātā, lai jūs varētu viegli piekļūt svarīgiem dokumentiem.
Piemēram, ja esat uzņēmuma finanšu konsultants, būtu lietderīgāk sakārtot dokumentus pēc svarīguma un atbilstības, piemēram, “ieguldījumi”, “algu saraksts” un “nodokļi”
5. solis. Izvēlieties saviem failiem plašu kategoriju nosaukumus
Neizmantojiet mapēm garas, pārāk specifiskas etiķetes. Tā vietā mēģiniet izvēlēties vispārīgas, iekļaujošas etiķetes, lai vēlāk nebūtu grūti kārtot jaunus failus. Ja vēlaties izveidot specifiskāku kartotēku, mēģiniet pievienot apakšmapes savai lielākajai, vispārīgākai kartotēkai.
Piemēram, “Izdevumu pārskati par 3. aprīli” nebūtu laba kategorija vispārējai mapei, jo tā ir pārāk specifiska. Tā vietā iezīmējiet mapi kā “Izdevumu pārskati”, kas ir daudz atvērtāks
Padoms:
Iezīmju veidotāji ir vienkāršs un efektīvs veids, kā klasificēt failus.
6. solis Dokumentu krāsu kodēšana, lai izveidotu vizuāli pievilcīgu sistēmu
Ieguldiet dažādās daudzkrāsainās failu mapēs un etiķetēs. Pēc tam dažādām mapju un etiķešu krāsām piešķiriet dažādas failu kategorijas, lai jūs varētu saglabāt savu failu sistēmas konsekvenci. Mēģiniet izmantot vienas un tās pašas krāsas un kategorijas visos dokumentu skapjos un atvilktnēs, lai jūs varētu ātri un efektīvi piekļūt dažādiem failiem.
- Piemēram, atzīmējiet dzeltenās mapes e-pasta sarakstēm, sarkanas mapes ar nodokļiem saistītām veidlapām un zaļas mapes algu sarakstam.
- Mēģiniet izmantot krāsu shēmas un etiķetes, kuras ir viegli atcerēties. Piemēram, zaļā krāsa var būt lieliska krāsu etiķete finanšu formām, jo zaļā krāsa bieži tiek saistīta ar naudu.
- Šī sistēma ir vislabākā redzes apguvējiem.
3. metode no 3: Digitālās pieejas izmantošana
1. darbība. Skenējiet papīra failus, lai tos saglabātu digitāli
Ikreiz, kad skapim vai atvilktnei pievienojat jaunu failu, izmantojiet skeneri, lai datorā augšupielādētu faila digitālo versiju. Ja jums ātri jāpiekļūst failam, jums būs daudz ātrāk un vieglāk meklēt galddatorā, nekā veicot vairākas mapes. Ja visa kartotēka ir veidota uz papīra, skenējiet un augšupielādējiet failus, lai izveidotu digitālu dublējumu.
- Nespiediet, ja jums nav digitālās kartotēkas! Vienkārši skenējiet un augšupielādējiet failus 1 mapi vienlaikus.
- Varat arī skenēt failus, izmantojot noteiktas tālruņa lietotnes.
2. solis. Izvēlieties nemainīgus nosaukumus visiem failiem
Izvēlieties digitālajiem dokumentiem etiķetes, kuras ir viegli meklēt un kurām var piekļūt. Ideālā gadījumā mēģiniet panākt, lai šie faili būtu konsekventi, piemēram, datums vai uzvārds, jo tādējādi būs vieglāk tos kārtot. Ja nepieciešams, failu nosaukumos iekļaujiet visas atbilstošās atrašanās vietas, datu kopas vai versiju numurus.
- Failu nosaukumos neizmantojiet īpašas rakstzīmes, jo datori tās nevar pareizi apstrādāt.
- Piemēram, atzīmējiet dokumentu kā 20031124, atsaucoties uz konkrētu datumu, piemēram, 2003. gada 24. novembri.
Solis 3. Kārtojiet savus digitālos failus, izmantojot mapes un apakšmapes
Līdzīgi kā kartotēkai, izmantojiet dažādas digitālās mapes, lai uzglabātu un sakārtotu skenētos dokumentus. Darbvirsmā izveidojiet un iezīmējiet vairākas mapes, kas attiecas uz jūsu augšupielādētajiem failiem. Ja vēlaties izmantot konkrētākas kategorijas, katrā lielākajā mapē izveidojiet vairākas apakšmapes. Turpiniet ķerties pie savām digitālajām mapēm, līdz atrodat sev piemērotu sistēmu!
Piemēram, ja jums ir mape ar nosaukumu “Nodokļi”, varat izveidot vairākas apakšmapes dažādiem gadiem
4. solis. Augšupielādējiet savus dokumentus wiki, lai tiem varētu piekļūt vairāki cilvēki
Ja jūsu darba vieta ir vairāk sadarbojama, izveidojiet tiešsaistes wiki, kurai var piekļūt jūsu kolēģi un priekšnieki. Pēc pierakstīšanās wiki izmantojiet sadaļu “rīkjosla”, lai piekļūtu pogai “augšupielādēt failu”. Izmantojot šo funkciju, jūs varat saistīt savu tikko augšupielādēto dokumentu ar dažādiem cilvēkiem, kuri tagad var skatīt un piekļūt failam.
Paturiet prātā, ka ikviens var rediģēt failus wiki
Solis 5. Izmantojiet mākoņa programmatūru, lai dokumentētu dokumentus, atrodoties ceļā
Lejupielādējiet lietotni vai citu digitālo pakalpojumu, kas darbojas gan datoros, gan mobilajās ierīcēs. Lai saglabātu failus vienā vietā, izmantojiet šo pakalpojumu, lai augšupielādētu savu failu attēlus, lai tos varētu saglabāt mākoņa programmatūrā. Lai gan dažas programmatūras ir bezmaksas, jums, iespējams, būs jāmaksā, lai iegūtu vairāk krātuves.
