Ja jūs strādājat biznesā vai skolā, un jums ir jāsadarbojas ar vairākiem klientiem vai projektiem, svarīga ir pareiza reģistrācijas sistēma. Dokumentu iesniegšanai ir vairākas metodes, taču galu galā jūsu sistēmai jāatspoguļo jūsu vajadzības. Labākais veids, kā sagatavoties efektīvai sistēmai, ir rezervēt pāris dienas, lai tikai strādātu pie organizācijas.
Soļi
1. metode no 3: Sagatavošanās jaunai kartotēkai
Solis 1. Apkopojiet visus savus materiālus
Pirms mēģināt izveidot pareizu sistēmu, jums ir jāapkopo visi dokumenti. Iet cauri visām vietām, kur jums var būt dokumenti, un ievietojiet tos visus vienā kaudzē. Pavadiet laiku, lai pārliecinātos, ka varat pareizi uzskaitīt visu savu aktīvo un neaktīvo darbu.
- Plānojiet iepriekš, atbrīvojot galda vietu, lai strādātu ar dokumentiem.
- Ja jūs pielāgojat kāda cita dokumentus jaunā kartotēkā, noņemiet visus dokumentus no pašreizējās sistēmas. Jums būs labāk rīkoties ar visiem dokumentiem un sagatavoties jaunai sistēmai.
2. solis. Iet cauri visiem dokumentiem
Šī ir procesa grūtā daļa, taču tas ir arī izšķirošs solis, lai kļūtu organizēts. Atdaliet visus failus, pamatojoties uz to, kas tie ir, piemēram, bankas izrakstus, kredītkaršu rēķinus un hipotēkas maksājumus. Tas var šķist garlaicīgs, taču pārbaudiet katru dokumentu savā kaudzē, lai noteiktu, ar ko strādājat.
- Jums nav jālasa katrs papīrs, bet īss pārvilkums jums palīdzēs.
- Pasta piezīmes ir piemērotas, lai atzīmētu svarīgus dokumentus, par kuriem zināt, ka jums būs jāpavada laiks.
Solis 3. Iestatiet pāļus
Sākot kārtot dokumentus, būtu lietderīgi turēt kopā saistītos dokumentus. Jūs varētu ievietot visus dokumentus, kas saistīti ar “Nickelback” klientu, vienā kaudzē. Vēl viens piemērs ir apkopot savu darbu, pamatojoties uz mēnešiem.
- Hronoloģiskās secības izjūta varētu būt noderīga jūsu iesniegšanas vajadzībām.
- Kārtojot dokumentus, nosakiet prioritātes. Kad redzat ārkārtīgi svarīgus dokumentus, novietojiet tos attiecīgās kaudzes augšpusē.
Solis 4. Samaziniet pēc saviem ieskatiem
Vēl viena kaudze, ko varat izveidot, ir atkritumu kaudze. Jums nav jāizmet kaudze savu dokumentu, bet jums vajadzētu atdalīt nesvarīgos dokumentus no citiem kaudzēm. Jūs pat varētu izveidot dažādu kaudzi, kur varētu nokļūt nejauši papīri.
Ja esat 100% pārliecināts, ka jums nav nepieciešami daži dokumenti un nevarat uzzīmēt dzīvotspējīgu saiti uz citu dokumentu, izmetiet tos. Pārbaudiet ar saviem priekšniekiem, vai jums ir atļauts kaut ko izmest, pirms kaut kam sekojat
Solis 5. Izmantojiet Manila mapes
Saglabājiet lietas vienkāršas sev, izmantojot lētas Manilas mapes. Tas nekaitēs jūsu līdzekļiem un ļaus jums veikt jebkuru vēlamo reģistrācijas sistēmu. Manilas mapju komplektu var iegūt jebkurā biroja preču veikalā.
6. Pārsūtiet pāļus
Izmantojiet iepriekš izveidotos pāļus, lai darbotos kā ceļvedis mapēm. Pārliecinieties, ka katras mapes saturs ir sakārtots. Jūs varat vai nu sakārtot faila saturu, pamatojoties uz katra darba nozīmi, vai arī hronoloģiski.
- Izvairieties sakārtot faila saturu pēc alfabēta. Alfabētiskā organizācija darbojas efektīvāk failu grupu organizēšanā.
- Ievietojiet Manilas mapes kartotēkā, aizpildot mapes.
2. metode no 3: jums piemērotas sistēmas izveide
1. darbība. Izmantojiet alfabētisko kartotēku
Alfabētiskā kartotēka darbojas labi, ja nepieciešams izgūt cilvēku, klientu, autoru vārdus, filmu, grāmatu nosaukumus utt. Ja izmantojat viegli izgūstamus terminus, alfabētiskā kartotēka bieži vien ir visvieglāk lietojamā sistēma.
- Labākais failu failu izguves un izguves veids ir katra faila marķēšana. Manilas mapēm ir papildu cilne, kas paredzēta failu iezīmēšanai, kas atvieglos izguves procesu.
- Ja apstrādājat klientus, ir efektīvāk alfabētizēt pēc uzvārda.
- Ja jums ir daudz failu, apsveriet iespēju izveidot vēstuļu sadaļas, lai palīdzētu jums sakārtot. Sadaļu sadalītāji ir lieli un vienkārši satur vienu burtu. Varat arī sadalīt burtus pāros, piemēram, “A-D” vai “F-K”.
2. solis. Izmantojiet aktuālu secību
Strādājot vai studējot dažādās mācību priekšmetu jomās, mācību priekšmeta vai tēmas secība var būt ļoti noderīgs veids, kā iegūt informāciju. Piemēram, ja studējat tiesības, jums varētu būt līguma, konstitucionālo tiesību, tiesību pārkāpumu, administratīvo tiesību, starptautisko tiesību u.c.
- Labākais veids, kā sakārtot aktuālu informāciju, ir sadaļu sadalītāji. Iezīmējiet sadaļu sadalītājus, pamatojoties uz saturu, piemēram, “Administratora likums”.
- Šī sistēma vislabāk darbojas, ja jums ir vairākas dažādas tēmas. Ja nē, jums paliks viens vai divi dalītāji un nav daudz organizētas sistēmas.
Solis 3. Izmēģiniet skaitlisko reģistrēšanu
Šāda veida kartotēka ir ideāli piemērota failiem, kas satur datumus vai ciparus. Piemēram, ja jums ir rēķini, kvītis, datēti notikumi utt., Ciparu sistēma var atvieglot sistēmas atrašanu. Šai opcijai varat arī apsvērt mēneša un gada marķējumu. Tiem, kas strādā vidē, kurā tiek izmantota numerācija tādiem dokumentiem kā medicīniskās lietas, likumdošanas dokumenti, tiesas lietas utt., Numerācija ir noderīga izguves metode.
- Izmantojiet šo sistēmu tikai tad, ja jums ir ērti apskatīt vairākus numurus un varat izgūt informāciju no šiem numuriem.
- Pieteikumu cilnēs atzīmējiet skaitļus vai datumus un kārtojiet, pamatojoties uz numurēto vērtību. Sāciet ar “1” un sekojošie skaitļi palielina vērtību.
- Ja iesniedzat dokumentus ar mēnešiem, sāciet ar janvāri un pārejiet secībā uz decembri. Katru mēnesi jūs iegūsit sadaļu sadalītājus.
4. solis. Izmantojiet krāsu kodēšanu
Tas ir lieliski piemērots radošai iesniegšanai un ir īpaši efektīvs tiem, kam ir laba vizuālā atmiņa. Tas var palīdzēt savstarpēji atsaukties uz dažādiem priekšmetiem, pamatojoties uz krāsu kodēšanu. Jūs varat krāsot jebkuru no iepriekšminētajām iesniegšanas metodēm. Varat arī izmantot organizēšanas sistēmu kombināciju, savienojot pārī krāsu kodus ar citu sistēmu.
- Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā pievienot krāsu savai izveidotajai pildīšanas metodei, ir marķieru izmantošana. Jūs varat iegādāties dažādus marķieru iepakojumus jebkurā biroja preču veikalā.
- Vēl viens veids, kā ieviest krāsu kodēšanu, ir dažādu krāsu mapju izmantošana.
5. solis. Izmantojiet frekvenču sistēmu
Tas labi darbojas vienumiem, kurus izmantojat visu laiku, taču tai nevajadzētu būt atsevišķai sistēmai. Tam jābaro cita sistēma, piemēram, alfabētiskā sistēma. Pievienojiet bieži lietoto informāciju grupētai vietai jūsu kartotēkā, lai to varētu ātri izgūt, piemēram, kartotēkas atvilktnes pašā priekšpusē.
Izmantojot šo sistēmu, jums jābūt uzmanīgam, lai nekļūtu neorganizēts. Projekta, pie kura pašlaik strādājat, saglabāšana priekšgalā ne vienmēr garantēs efektīvu organizāciju
3. metode no 3: Organizētas sistēmas saglabāšana
Solis 1. Nekavējoties iesniedziet dokumentus
Viens veids, kā nodrošināt, lai jūsu kartotēka darbotos efektīvi, ir papīra apstrāde, to apstrādājot. Reģistrācijas sistēma nedarbosies, ja atliksiet dokumentu iesniegšanu. Ieradums iesniegt dokumentus palīdzēs uzlabot jūsu produktivitāti un darbplūsmu.
2. solis. Atjauniniet savu vietu
Ik pēc pāris mēnešiem jums vajadzētu iziet savu kartotēku un veikt īsu slaucīšanu. Jums nav jāpārskata visi dokumenti, tāpat kā sākotnējās organizācijas gadījumā. Pārbaudiet visus failus un pārliecinieties, ka viss ir sakārtots un pareizajā vietā.
Pēc pirmajiem mēnešiem jūs varētu arī padomāt, vai jūsu izvēlētā sistēma darbojas jūsu labā
Solis 3. Iztīriet savu telpu
Reizi gadā jums ir jāveic lielāka darba vietas tīrīšana. Iespējams, jums ir daži faili, kurus jūs regulāri izmantojat, taču tagad jums vajadzētu pārskatīt citus failus, kurus izmantojat mazāk. Atveriet mazāk izmantotos failus un izlasiet visus savus dokumentus, lai redzētu, vai nav nevajadzīgu dokumentu.
Izņemiet visus failus un noslaukiet kartotēku ar mitru mazgāšanas lupatiņu, lai noņemtu putekļus
Padomi
- Šie principi var attiekties arī uz datoru vai citām elektronisko dokumentu grupām.
- Izmantojiet rādītāju failiem, kas nav ievietoti alfabētiskā secībā. Tam jābūt sakārtotam alfabētiskā secībā, lai jūs varētu ātri atrast failus jebkurā veidā. Ievietojiet šo indeksu faila priekšpusē.
- Sāciet, iztīrot un kārtojot papīru kaudzes, un izmantojiet post-it piezīmes, lai kārtotu kategorijās un pēc tam apakškategorijās.
- Ir lietderīgi izveidot dažādus failus priekšmetiem, kas nekur citur neatbilst.
