Kartotēkas organizēšana var būt grūta, neatkarīgi no tā, vai tas ir mājas kabinets, kas piepildīts ar apmaksātiem rēķiniem un nodokļu informāciju, vai darba kabinets, kas piepildīts ar pabeigtiem projektiem un rēķiniem. Sakārtojiet savu dokumentu skapi, atbrīvojoties no vecajiem failiem, atrodot jums piemērotu kartotēkas sistēmu un pastāvīgi to uzturot.
Soļi
1. daļa no 4: Veco dokumentu dzēšana
1. solis. Ja jums tāda nav, iegādājieties kartotēku
Budžeta ietvaros meklējiet labas kvalitātes skapi jūsu mājām vai birojam. Jebkuru dabas katastrofu gadījumā, kas var piemeklēt jūsu māju, apsveriet ugunsdrošu un ūdensnecaurlaidīgu skapi. Šādu skapju komplekts ir atrodams vietējos veikalos, mēbeļu veikalos, galdniecības veikalos un tirdzniecības centros.
2. solis. Sāciet izskatīt savus failus
Atlieciet visu, kas acīmredzami ir vecs vai nevajadzīgs. Atlikt malā:
- Kvītis par produktiem, kas jums vairs nepieder.
- Mēstules, surogātpasts
- Vecie rēķini par pakalpojumiem, kurus vairs neizmantojat
- Lietišķas vēstules no veca darba
- Pastmarkas, kas jums vairs nav vajadzīgas
Solis 3. Nebaidieties atbrīvoties no lietām
Lai gan noteikti dokumenti, piemēram, dzimšanas apliecības un nodokļu informācija, ir acīmredzami svarīgi, var būt nevēlamais pasts vai vecas kvītis, kas izskatās svarīgi, bet patiesībā nav. Pieņemot lēmumu, padomājiet par katru dokumentu un padomājiet, vai tas tiešām varētu būt noderīgs nākotnē. Ja jūs to nepalaistu garām, ja tas pazustu uz gadu, iespējams, ir pareizi to izmest.
Solis 4. Esiet piesardzīgs, izmetot lietas darbā
Pirms kaut ko izmest, noteikti jautājiet saviem vadītājiem, jo tas var būt svarīgāk, nekā jūs domājat. Jūsu uzņēmumam var būt arī politika par to, cik ilgi lietas ir jāglabā un kā tās jāiznīcina.
Solis 5. Izlemiet, kuras lietas ir jāsaglabā
Tas parasti būs atkarīgs no tā, cik jauni vai noderīgi tie ir. Izmantojiet rīcības brīvību un padomājiet, vai dokumenti būs noderīgi vai nepieciešami nākotnē. Ja tie patiešām ir svarīgi, paturiet tos. Lai iegūtu informāciju par nodokļiem, apdrošināšanas ierakstus un svarīgus dokumentus, glabājiet tos šādos laika periodos:
- Saglabājiet nodokļu deklarāciju informāciju 7 gadus, kā arī visus ieņēmumus par precēm, kuras esat atskaitījis no nodokļiem. IRS var pārbaudīt jebkuru peļņu līdz 6 gadiem pēc jūsu nodokļu iesniegšanas.
- Saglabājiet apdrošināšanas ierakstus, hipotēkas pārskatus un pierādījumus par labdarības ziedojumiem līdz trim gadiem.
- Saglabājiet ļoti svarīgus dokumentus, piemēram, dzimšanas un laulības apliecības, sociālās apdrošināšanas kartes, titulus, aktus un pases. Saglabājiet tos drošībā un nekad no tiem neatbrīvojieties.
6. solis. Sasmalciniet katru dokumentu, ko esat atstājis malā
Izmetot nesasmalcinātus dokumentus, jūsu personiskā informācija var tikt atklāta ikvienam, kas tos redz. Pat ja neesat pārliecināts, vai dokuments ir sensitīvs, vislabāk to sasmalcināt, jo tajā var būt adreses, dzimšanas datumi vai cita informācija.
Solis 7. Sasmalciniet vai iznīciniet arī digitālos medijus
Daudzās pilsētās un uzņēmumos būs dienas, kurās vietējie iedzīvotāji vai darbinieki var nogādāt vecos disketes, kompaktdiskus vai cietos diskus, lai tos iznīcinātu. Viņi pārliecināsies, ka tas ir izdarīts pareizi.
2. daļa no 4: Svarīgu dokumentu sakārtošana
1. solis. Sāciet kārtot atlikušos failus
Pārejiet pie rakstāmgalda vai liela galda un sakārtojiet dokumentus kaudzēs, kas jums ir loģiski un saprātīgi. Tie kļūs par jūsu individuālajiem failiem. Izveidojiet pāļus, kas palīdzēs atrast tieši to, ko meklējat. Apsveriet mājas skapju kategorijas, piemēram:
- Komunālie pakalpojumi
- Automātiski
- Medicīnas
- Mājdzīvnieks
- Bizness
- Mājas
- Nodokļi
- Finanses
2. solis. Lūdziet kolēģiem padomu par darba skapjiem
Var būt īpašas uzņēmuma vienošanās par dokumentu kārtošanu jūsu darba vietā. Ja nē, iesniedziet informāciju hronoloģiski vai alfabētiskā secībā. Pajautājiet kārtīgajiem kolēģiem, kuras sistēmas viņiem vislabāk darbojas.
3. Saglabājiet savas kategorijas vienkāršas
Jo konkrētāks jūs iegūstat, jo vairāk failu jums būs, kas nozīmē lielāku jucekli jūsu kabinetā. Saglabājiet galvenos failus vispārīgāk un pēc tam sakārtojiet dokumentus tajos.
4. solis. Izlemiet, vai organizēt pēc nosaukuma vai datuma
Kad esat sakārtojis katru papīru pareizajā kaudzē, sāciet to sakārtot tā, lai to būtu viegli atrast.
- Alfabētiskajos sarakstos, piemēram, čekos esošajiem zīmoliem, novietojiet vienumus, kas sākas ar A kaudzes augšdaļā, turpinot līdz Z.
- Attiecībā uz hronoloģiskiem iesniegumiem, piemēram, nodokļu deklarāciju datumiem, novietojiet jaunākos dokumentus kaudzes augšdaļā, apakšā meklējot vecākos dokumentus.
5. solis. Ievietojiet katru kaudzīti mapē
Ievietojiet papīrus tā, lai kaudzes augšdaļā esošais dokuments būtu mapes priekšpusē. Tādējādi dokumenti tiks saglabāti tādā pašā secībā, kādā tos sakārtojāt.
3. daļa no 4: Viegli atrodami faili
1. solis. Skaidri marķējiet katru mapi
Pārliecinieties, ka uz cilnes rakstītais ir liels, salasāms un jums un citiem jūsu birojā vai ģimenē ir saprotams. Lai iegūtu lielāku skaidrību, izmantojiet etiķešu veidotāju.
2. solis. Ļaujiet katrai atvilktnei ievietot savu kategoriju un atzīmējiet to arī skaidri
Sadaliet failus starp atvilktnēm jums izdevīgā veidā, katrā atvilktnē norādot atšķirīgu kategoriju. Katrā kategorijā ir jābūt saistītiem failiem, kas palīdzēs vieglāk atrast lietas.
- Finanšu informācija, piemēram, nodokļu dokumenti, ieguldījumu faili un hipotēkas pārskati, var tikt ievietota vienā atvilktnē.
- Personas dokumentus, piemēram, dzimšanas apliecības, pases un medicīniskos datus, var ievietot citā atvilktnē.
- Dažādu priekšmetu lietošanas pamācības var būt pieejamas citā.
3. solis. Apsveriet iespēju izmantot krāsainas mapes
Ja saglabāsit atbilstošo krāsu atmiņā, jūsu dokumentus būs daudz vieglāk atrast. Ja jums jau ir manillas mapes, pievienojiet tām krāsu ar marķieriem vai krāsainiem marķieriem. Tajā pašā nolūkā krāsainas etiķetes var izmantot smalkāk.
4. solis. Izmantojiet savu krāsu sistēmu, lai atvilktnēs izveidotu apakškategorijas
Informācijas materiālu atvilktni, piemēram, var iedalīt mapēs, piemēram, "Elektronikas rokasgrāmatas", "Elektroinstrumentu rokasgrāmatas" un "Tīrīšanas piederumu rokasgrāmatas".
5. solis. Mainiet sistēmu, ja tai nav jēgas
Pēc mēneša vai diviem lietošanas nebaidieties mainīt lietas, kas jums nedarbojas. Pārvietojiet dažādus failus uz priekšu vai sadaliet kategorijas, kuras ir grūti atšķirt. Atcerieties, ka jūsu dokumentu skapis ir sistēma jums, un tai ir jāatbilst jūsu darba gaitai.
4. daļa no 4: Organizācijas uzturēšana
1. solis. Esiet proaktīvs, lai paliktu organizēts
Nekavējoties pievērsiet uzmanību pastam un dokumentiem, kad tie nonāk, un, tiklīdz ar tiem esat tikuši galā, nekavējoties tos iesniedziet.
2. solis. Iestatiet iesūtni uz sava mājas vai biroja galda
Vienu reizi dienā apskatiet ienākošo pastu. Šādā veidā jūs neko nezaudēsit, un tas neuzkrāsies. Iesniegšana nešķiet tik sīks darbs, tas tiek darīts mazliet vienlaikus.
Solis 3. Bieži pārkārtojiet savu kabinetu
Ieteicama ikgadēja reorganizācija, un jūs pat varat to notīrīt reizi ceturksnī, ja jums ir liels failu skaits. Galvenais nekārtību avots dokumentu skapjos ir veci dokumenti, kas jums vairs nav nepieciešami, tāpēc pēc vajadzības iztīriet un sasmalciniet vecās lietas.
4. solis. Apsveriet iespēju dažus failus pārveidot par digitālajiem datu nesējiem
Jo vairāk dokumentu varat glabāt digitālā formātā, jo mazāk fizisku jucekli jums būs kartotēkā. Labi skenēšanas kandidāti ir kvītis, ziedojuma apliecinājumi vai bankas izraksti. Daži pat var būt pieejami tiešsaistē.
Solis 5. Izveidojiet pamatdokumentu
Dokumentā paskaidrojiet, kā darbojas jūsu kartotēka un kur atrodas lietas. Ārkārtas vai neparedzētas problēmas gadījumā citiem var būt jāzina, kā meklēt jūsu failus.
Padomi
- Turiet savus skapjus aizslēgtus, ja jums ir ziņkārīgi bērni vai ziņkārīgi ģimenes locekļi.
- Ja jums ir problēmas ar slēdzenes atvēršanu, skatiet sadaļu Kā izvēlēties skapja slēdzeni.
- Saglabājiet sevišķi jutīgus dokumentus, piemēram, dzimšanas apliecības vai īpašumtiesību dokumentus, seifā vai ugunsdrošā dokumentu kastē, ja jūs uztraucaties, ka dokumentu skapis nav pietiekami drošs.
Brīdinājumi
- Ja jūs dzīvojat zonā, kas pakļauta zemestrīcēm, piestipriniet skapjus pie stabilas sienas. Tas neļaus tiem nokrist uz cilvēka vai bloķēt durvis seismiska notikuma laikā.
- Rūpīgi ielādējiet failus. Ja augšējā atvilktne ir pilna un atvilktnes zem tās ir tukšas, tā var apgāzties.
