Dažas lietas ir svarīgākas vienmērīgi strādājošam birojam nekā funkcionējoša kartotēka. Neatkarīgi no tā, vai esat vienīgais, kas piekļūst failiem vai kopīgojat ar personālu, jūsu izvēlētajai kartotēkai ir jābūt sakārtotai, lai ikviens varētu atrast meklēto. Ja kartotēku ir grūti izmantot, jūs pakārtos pie papīriem, baidoties tos pazaudēt failos, un drīz jūsu galdu pārklās papīra kaudzes.
Soļi
1. solis. Izlemiet par kartotēkas sistēmu
Neatkarīgi no tā, tam ir jābūt jēgai, tāpēc jūs precīzi zināt, kur atrodas katrs papīra gabals. Jūsu iespējas ir šādas:
- Alfabētiski. Šī sistēma ir vislabākā, ja lielākā daļa jūsu failu būs klientu, pacientu vai klientu vārdi.
- Temats vai kategorija: Lielākā daļa failu sistēmu ir sakārtotas pēc tēmas vai kategorijas, kas labi darbojas, ja ir pareizi iestatīta, bet var arī radīt visneērtības, ja tā nav.
- Skaitlisks/hronoloģisks. Tas ir vislabāk, ja jūsu faili sastāv galvenokārt no numurēta vai datēta materiāla, piemēram, pirkuma pasūtījumiem vai kvītīm.
2. solis. Aizpildiet failu atvilktnes ar piekārtām mapēm
Pakarināmās mapes nekad netiks noņemtas, tās darbosies kā manilu aploksņu turētāji, ko jūs izņemsiet no atvilktnes.
Solis 3. Kārtojiet savus dokumentus kaudzēs pēc kategorijas
Ja kaudze kļūst garāka par vienu collu vai diviem, sadaliet to apakškategorijās. Ja kaudze ir pārāk plāna, apvienojiet to ar citu kaudzi un pārdēvējiet to. Pāļu nosaukumiem vajadzētu ļaut viegli noteikt, kurā kaudzē nonāk katra papīra lapa.
4. solis. Ievietojiet katru kaudzi manila mapē un skaidri marķējiet
Vislabāk ir izmantot mapes ar cilnēm, kas atrodas centrā, nevis pakāpeniski, jo tas padara failus izskatīgākus.
Solis 5. Ievietojiet manila mapes piekārtās mapēs
Lielākajai daļai failu darbosies parastās piekārtās mapes, bet bieziem failiem vai failiem, kas jums bija jāsadala apakškategorijās, izmantojiet apakšējās mapes. Jūs varat pasūtīt mapes, kā vēlaties, taču lielākā daļa cilvēku šajā brīdī izmanto alfabētisko sistēmu.
6. solis. Iezīmējiet piekārtās mapes ar tādiem pašiem nosaukumiem kā Manilas mapes
Novietojiet visas plastmasas cilnes mapes kreisajā pusē, ja vien neizmantojat sānu failu skapi. Sānu failiem, kas atverot atvilktni darbojas no kreisās uz labo pusi, nevis no priekšpuses uz aizmuguri, novietojiet cilnes labajā pusē.
7. solis. Novietojiet piekaramās un Manilas mapes pie failiem, lai jūs varētu viegli pievienot mapi, ja atrodat papīra lapu, kas nepieder esošai mapei
Izvairieties no pārāk biezām vai plānām mapēm. Iespējams, vēlēsities atkārtoti iezīmēt mapes un pārdalīt dokumentus, ja nolemjat, ka jums ir jāklasificē kategorija.
8. solis. Gada beigās noņemiet visas mapes, iezīmējiet svaigas Manilas mapes ar vienādiem kategoriju nosaukumiem un ievietojiet tās failos
Pārlūkojiet vecās mapes, lai redzētu, vai kaut kas ir jāpārnes uz pašreizējiem failiem, un pārējo ievietojiet savā arhīvā.
Padomi
Jums var rasties kārdinājums krāsot failus, izmantot datoru, lai drukātu failu etiķetes vai kā citādi padarītu failus pievilcīgākus. Tomēr, ja jums ir jāveic izmaiņas, piemēram, jāpievieno viena mape, jūs būsiet neapmierināts, ja atklāsit, ka esat izgājis no pareizo krāsu mapēm vai jums pašam ir jāraksta faila etiķete. Vislabāk ir saglabāt lietas vienkāršas
Brīdinājumi
- Nekad neveidojiet dažādas kaudzes tam, ko nevarat iedalīt kategorijās, jo viss tur beigsies.
- Kad esat izveidojis kartotēkas sistēmu, jums ir jāseko līdzi savai iesniegšanai. Katru dienu atvēliet laiku, lai izņemtu papīrus no sava galda un tos sakārtotu. Izturieties pret kārdinājumu uzlikt saviem failiem dziļu kartotēku, jo jūs to vienkārši aizpildīsit, un tas kļūs par citu failu.
