Darba pārskats (SOW) ir dokuments (un parasti juridisks līgums), kas formalizē vienošanos starp darbuzņēmēju un klientu. Katram projektam SOW norāda konkrētos sniedzamos pakalpojumus (parasti tos sadala atsevišķos veicamos uzdevumos), laiku, kurā šie uzdevumi un pakalpojumi jāveic, kā arī maksājuma summu un termiņus. Tās galvenais mērķis ir kalpot kā ceļvedis projektam un dokumentēt pušu cerības. Tam vajadzētu būt skaidram, vienkāršam angļu valodas aprakstam “Kāpēc”, “Kas”, “Kas”, “Kā”, “Kad”, “Kur” un “Cik daudz”?
Soļi
1. metode no 2: ievērojot vispārīgās vadlīnijas
1. solis Pirms darba uzsākšanas uzrakstiet SOW
SOW parasti tiek izveidots pēc tam, kad ir pabeigtas galvenās sarunas par līgumu, bet pirms jebkura projekta uzsākšanas. Tomēr dažreiz (jo īpaši attiecībā uz projektiem, kas ir atkarīgi no laika) sarunas var turpināties arī pēc darba uzsākšanas, un SOW netiek pabeigta, kamēr projekts nav labi uzsākts.
2. solis. Izpētiet nepieciešamo SOW formātu
Nav viena standarta SOW, jo dažādām nozarēm un projektiem ir dažādi rezultāti un darbplūsma. Laba SOW ir pielāgota SOW.
3. solis. Pareizi rīkojieties pirmo reizi
Lai gan sākotnējais SOW parasti netiek pārskatīts, parasti SOW noteikumu grozīšanai tiek izmantots atsevišķs blakus līgums, ko sauc par rīkojumu par izmaiņām. Ieteicams SOW iekļaut tukšu izmaiņu rīkojuma veidlapu. Ņemiet vērā, ka pasūtījumu maiņa var palielināt projekta izmaksas. Labi uzrakstīts SOW var palīdzēt samazināt nepieciešamību pēc izmaiņu rīkojuma. Neviens klients nevēlas atrasties situācijā, kad viņa īpašās cerības netiek dokumentētas, kas var izraisīt kavēšanos, kopējo izmaksu pieaugumu vai neapmierinātību.
2. metode no 2: stila un specifikas apgūšana SOW
1. solis. Iekļaujiet mērķi
Šī sadaļa atbild uz jautājumu “Kāpēc?” Tas ir augsta līmeņa pārskats par projektu un tā mērķiem. Sastādot šo projekta “putna lidojuma” projektu, ir pieņemami vispārīgi apraksti, taču izvairieties no valodas, kuru varētu interpretēt vairāk nekā vienā veidā. Esiet skaidrs; aprakstīt izmērāmus un sasniedzamus mērķus, kurus reāli var sasniegt noteiktajā termiņā.
2. solis. Iekļaujiet diskusiju par darbības jomu
Šajā sadaļā ir sniegts galīgais paziņojums (nav iespēju vai alternatīvu) par jautājumu “Kas?” un kā? Kāds ir darbs? Kā tas tiks paveikts? Vai bieži vien tas, kas NAV darbs un kas netiks paveikts. Kādi ir pieņēmumi? Kādi rezultāti (priekšmeti, ko darbuzņēmējs uzrāda klientam pārskatīšanai un apstiprināšanai) tiek ražoti? Papildus rezultātiem, kam jānotiek administratīvi (projektu vadība) progresa ziņojumu, laika uzskaites un citu komunikāciju ziņā.
3. solis. Pievienojiet atrašanās vietu, ja iespējams
Šajā izvēles sadaļā ir aprakstīts, kur darbs tiks veikts (ja nepieciešams).
4. solis. Iekļaujiet laika grafiku
Šajā neobligātajā sadaļā ir norādīts kopējais projekta pabeigšanai atvēlētais laiks, maksimāli apmaksājamās stundas laika periodā un konkrēts laiks oficiālai pārskatīšanai vai citiem projekta atskaites punktiem.
5. solis. Iestatiet grafiku
Šajā sadaļā ir norādīts, kādi uzdevumi jāizdara līdz kādam datumam/laikam un kas ir atbildīgs par to, lai tas notiktu. Uzdevumu un rezultātu aprakstiem (galvenokārt rezultātiem) jābūt detalizētiem, nepārprotamiem un vienkāršiem, lai tie būtu viegli saprotami. Papildus rezultātiem grafikā var būt ieraksti kvalitātes nodrošināšanas testēšanai, patērētāju testēšanai un progresa ziņojumiem.
- Lai gan grafikam jābūt konkrētam, nekoncentrējieties uz jautājumu “Kā”, jo tas var likt pārāk daudz šķēršļu veiksmīgai projekta pabeigšanai. Pietiek ar izmantojamās metodikas pamataprakstu.
- Grafikā bieži ir iekļauta informācija par pieņemšanas kritērijiem (lai novērtētu rezultāta kvalitāti) un maksājumu atskaites punktus (parasti pēc galveno rezultātu pieņemšanas), lai gan tos var aprakstīt citā, atsevišķā sadaļā.
6. solis. Iekļaujiet sadaļu par pieņemšanu
Šajā sadaļā aprakstīts mehānisms, kā puses nosaka, vai produkts vai pakalpojums ir pieņemams. Kritēriji var būt dažādi - no izmērāmiem kvalitātes standartiem līdz noteiktam pārbaužu skaitam, bet jebkurā gadījumā tiem jābūt objektīviem.
7. solis. Norādiet standartus
Šajā sadaļā aprakstīti visi nozares standarti, kas jāievēro, lai izpildītu līgumu. Tā vietā, lai fiziski atveidotu nozares standartus SOW, pietiek ar īpašu atsauci uz standartu kopumu.
8. solis. Iekļaujiet visas darbaspēka prasības
Šajā sadaļā ir norādītas visas īpašās darbaspēka prasības, piemēram, darbinieku skaits, kas strādā projektā, izglītības prasības (grādi vai sertifikāti).
9. solis. Ņemiet vērā cenu
Šajā sadaļā aplūkots jautājums “Cik?” Vai maksājums ir fiksēta maksa? Kā ietekmē izdevumus/izmaksas? Vai maksājums tiks veikts kā vienreizējs maksājums vai pa daļām? Kāds ir maksājumu grafiks? Vai ir maksājumu atskaites punkti?
10. solis. Iekļaujiet visus pieņēmumus
Lielāko daļu projektu caurstrāvo dažādi nezināmi, par ko pusēm jāizdara dažādi pieņēmumi. Būtībā pieņēmumi ir nosacījumi, kurus līgumslēdzējs sagaida, lai pabeigtu projektu saskaņā ar SOW noteikumiem. Piemēram, darbuzņēmējs var pieņemt, ka tā darbiniekiem tiks piešķirta piekļuve klienta datortīklam, lai instalētu piegādājamo programmatūru. Sadaļā Pieņēmumi jāidentificē pēc iespējas vairāk šādu pieņēmumu un jāparedz ārkārtas rīcības plāns vai sekas, ja pieņēmumi neizdodas.
11. solis. Iekļaujiet parametrus projektu vadībai
Šajā sadaļā aprakstīts projekta progresa uzraudzības process. Iekļaujiet šādus vienumus: iknedēļas sanāksmes, regulārie statusa ziņojumi, regulārie progresa ziņojumi un projektu vadības grupas sanāksmes. Šī sadaļa ir arī laba vieta, lai aprakstītu jebkādas papildu saistības, kas varētu rasties no projekta, piemēram, apkope un remonts pēc sākotnējās projektēšanas un/vai uzstādīšanas.
Padomi
- Ja nepieciešams, parasti klienta interesēs ir ieturēt daļu no gala maksājuma, līdz tiek pierādīts, ka visi rezultāti darbojas kopā.
- Parasti labi izstrādātam SOW nevajadzētu atsaukties uz ārējiem dokumentiem (izņemot nozares standartus).
- Pirms projekta uzsākšanas noteikti iekļaujiet visus solījumus, kas tika doti pārdošanas laukumu un līgumu sarunu laikā.
- Detalizējot grafiku, izmantojiet kalendāra valodu, kas nodrošina zināmu elastību. Piemēram, “divus mēnešus pēc X, Q. A. testēšana tiks pabeigta”, nevis“5. jūnijā Q. A. pārbaude tiks pabeigta.” Tas ļauj projektam noritēt vienmērīgi (bez izmaiņu pasūtījumiem), ja procesa sākumā rodas aizkavēšanās.
- SOW var tikt apzīmēts kā “konfidenciāls”. Ja tā ir, SOW jāiekļauj īsa sadaļa, kurā aprakstītas sekas (parasti fiksēts naudas sods) par jebkuru konfidencialitātes pārkāpumu.
